Hoe Kuurne-Brussel-Kuurne zijn VIP-ticketing zelf in handen nam, zonder extern platform

Voor de KBK Cyclo kopen wielertoeristen hun ticket al jaren via de eigen website van Kuurne-Brussel-Kuurne. Dat werkte, ook op de dag zelf nog inschrijven kon perfect. Voor de VIP-gasten van de elitewedstrijd lag dat helemaal anders. Die tickets liepen tot vorig jaar via een extern platform, met scanners die de organisatie elk jaar opnieuw kreeg opgestuurd om de QR-codes te controleren aan de ingang. Twee werelden voor één evenement, met maar één van de twee volledig in eigen beheer.

Sinds december 2025 heeft Kuurne-Brussel-Kuurne een nieuwe website, gebouwd door Hummingbirds. Niet alleen visueel een stap vooruit, ook functioneel. De Cyclo-verkoop werd herbouwd met een sterk verbeterde gebruikerservaring, wat dit jaar al resulteerde in een duidelijke stijging van de online verkoop. En de VIP-tickets kregen voor het eerst een eigen plek op diezelfde website, waardoor het externe platform overbodig werd.

De Cyclo-verkoop liep al goed, maar kon beter

De vorige website van Kuurne-Brussel-Kuurne, niet gebouwd door Hummingbirds, had al een WooCommerce-integratie voor de Cyclo-tickets. Wielertoeristen konden op voorhand tickets kopen, maar ook op de dag zelf nog inschrijven, en aan de ingang stond er al een systeem om tickets te scannen. Functioneel zat dat dus goed. Elke inschrijving is bovendien persoonsgebonden: naam, afstand en federatienummer voor Cycling Vlaanderen worden per deelnemer geregistreerd, en die gegevens moeten na het evenement correct doorstromen naar de federatie.

Wat ontbrak, was de schaal en de afwerking die bij een evenement van dit niveau hoort. Hummingbirds bouwde de Cyclo-module opnieuw, met dezelfde basisfunctionaliteit maar een merkbaar sterkere visuele afwerking en een gebruikerservaring die aansluit bij hoe mensen vandaag tickets kopen. De export van deelnemersgegevens naar Cycling Vlaanderen gebeurt nu met een paar klikken in plaats van manueel uitgezocht te moeten worden. Het resultaat is meetbaar: de online verkoop van Cyclo-tickets in aanloop naar het evenement lag dit jaar een pak hoger dan voorheen.

VIP-tickets krijgen een eigen plaats op de website

Het echte verschil zit bij de VIP-verkoop voor de dag van de wedstrijd zelf. Tot vorig jaar liep die volledig via een extern ticketingplatform. Dat platform regelde de verkoop, en de organisatie kreeg scanners toegestuurd om de tickets aan de ingang te controleren. Werkbaar, maar volledig gescheiden van de rest van de website en volledig afhankelijk van een derde partij voor elke aanpassing.

Hummingbirds bouwde een eigen VIP-ticketmodule, geïntegreerd in dezelfde WooCommerce-omgeving als de Cyclo-tickets. Voor gesponsorde pakketten of last-minute wijzigingen kan de organisatie zelf in bulk tickets aanmaken, inclusief de toewijzing van parkeerplaatsen, zonder dat daar een aankoop in de webshop aan te pas moet komen. Het externe platform is uitgeschakeld. Vandaag heeft Kuurne-Brussel-Kuurne twee ticketsystemen naast elkaar op één website, één voor de Cyclo en één voor VIP, allebei in eigen beheer en allebei zichtbaar en beheerbaar vanuit dezelfde WordPress-omgeving.

Scannen met de smartphone, niet met aparte apparaten

Vroeger kwamen er voor de VIP-verkoop fysieke scanners toe van de externe partij. Die moesten uitgedeeld, opgeladen en na het evenement weer teruggestuurd worden. In de nieuwe opzet werkt scannen voor beide ticketsystemen op dezelfde, eenvoudige manier. Medewerkers loggen met hun smartphone in op een specifieke pagina en scannen vanaf dan met de camera van hun toestel. Ze zien meteen of een ticket geldig is, of dat het al eerder werd ingescand.

De update die een ticket als gescand markeert, gebeurt direct in de database. Twee medewerkers die toevallig op hetzelfde moment hetzelfde ticket scannen aan twee verschillende ingangen, krijgen dus niet allebei een groen licht. Geen aparte hardware, geen Excel-lijsten, geen toestellen die na afloop weer ingezameld moeten worden. Iedereen aan de ingang, van de Cyclo tot de VIP-zone, gebruikt hetzelfde systeem op een toestel dat ze toch al bij zich hebben.

Waarom dit maatwerk was, en geen extern platform

Een extern ticketplatform is niet per definitie een slechte keuze. Voor veel evenementen volstaat het prima. Voor Kuurne-Brussel-Kuurne woog de balans anders. Twee ticketsystemen naast elkaar, waarvan één volledig extern beheerd, betekent twee keer klantdata bijhouden, een leverancier die iets kan wijzigen zonder dat de organisatie daar zelf iets aan doet, en geen enkel overzicht op één plek.

Door beide systemen in de eigen WordPress-omgeving te bouwen, houdt Kuurne-Brussel-Kuurne alle klantdata, alle verkoopcijfers en alle scanresultaten bij zichzelf. Een aanpassing aan een ticket, een nieuwe prijscategorie of een extra vraag bij inschrijving: dat regelt de organisatie voortaan zelf, zonder een supportticket te moeten openen bij een externe leverancier die daar misschien pas dagen later op reageert.

Organiseer je zelf een evenement met verschillende ticketsoorten, en merk je dat je afhankelijk bent van externe systemen die niet op elkaar aansluiten? Dan is het de moeite waard om te bekijken of een geïntegreerde oplossing op je eigen website niet meer oplevert dan het gemak van een kant-en-klaar platform. Bekijk wat Hummingbirds daarin kan betekenen via onze website- en webshopdiensten.